4.1. Планирование, учет и отчетность в контрольно-ревизионной работе

Процесс организации ревизионной работы можно подразделить на следующие взаимосвязанные этапы (Рис. 2):

1. планирование ревизии;
2. подготовка к ревизии;
3. составление программы проведения ревизии;
4. организация работы на месте (объекте) ревизии;
5. документальная и фактическая проверка;
6. систематизация материалов ревизии и составление акта;
7. согласование и обсуждение результатов ревизии на предприятии;
8. обсуждение и утверждение акта ревизии;
9. организация контроля за выполнением решений, принятых по материалам ревизии.

Ревизующие организации составляют перспективные и текущие планы проведения ревизий.

Перспективные планы составляются на несколько лет (три, пять и более). Они включают в себя мероприятия по организации контрольно-ревизионной работы, ее совершенствованию, по внедрению передовых форм и методов хозяйственного контроля, по разработке нормативно-справочных материалов, по подготовке и повышению квалификации кадров контрольно-ревизионного органа.

Текущие планы составляют на календарный год с разбивкой по кварталам. В первую очередь ревизии планируются в тех организациях, в которых продолжительное время их не было, имеются недостатки и сигналы о злоупотреблениях. Составлению планов предшествует изучение отчетности организаций, материалов ранее проведенных ревизий и т. д.

Годовой план контрольно-ревизионной работы состоит из двух разделов: документальные ревизии и тематические проверки. В плане указывают: наименование и местонахождение ревизуемых предприятий; сведения о предыдущей ревизии (когда, за какой срок и кем она проводилась); ревизуемый период; вид ревизии; дата начала и окончания ревизии; продолжительность ревизии (в днях); исполнителей.

К годовому плану обычно прилагаются график отпусков, список работников, направляемых на курсы повышения квалификации, планы проведения совещаний, семинаров и др.

Текущий план проведения ревизии составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем ревизующей организации. Содержание его имеет конфиденциальный характер (Таблица 3).

В год каждый ревизор должен участвовать в среднем в 8 – 9 проверках, то есть приблизительно две трети рабочего времени отводится на ревизии, подготовку к ней и оформление акта. Остальное время резервируется для внеплановых ревизий, учебы, участия в семинарах.

Каждая ревизия должна охватывать период начиная с даты окончания предыдущей ревизии. Продолжительность ревизии не должна превышать 45 календарных дней. Продление срока ревизии допускается с разрешения руководителя ревизионного органа по мотивированному представлению руководителя ревизионной группы.

Основанием для продления срока могут быть следующие причины:

1. проведение ревизии за время, превышающее один год;
2. изменение программы в ходе осуществления ревизии;
3. необходимость сплошной проверки хозяйственных операций с целью установления полного размера причиненного материального ущерба при выявлении фактов хищений, злоупотреблении и других нарушений;
4. болезнь ревизора на срок до одного месяца (при болезни на срок более одного месяца рекомендуется назначить другого ревизора).

На основании годовых планов контрольно-ревизионной работы каждый работник контрольно-ревизионного органа разрабатывает индивидуальный план-график работы на год, в первом разделе которого указываются наименование предприятий, подлежащих ревизии, сведения о проведенной в них предыдущей ревизии, а также сроки предстоящей ревизии и ревизуемый период; во втором разделе планируются тематические проверки. Для контроля ревизий и проверок план содержит графу «Отметка о выполнении».

Для учета выполнения планов контрольно-ревизионной работы и результатов ревизий и проверок ведется журнал регистрации проведенных ревизий и проверок и принятых по ним решений. В журнале указывают: наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, время проведения ревизии, дату представления акта ревизии, дату и номер принятого решения (приказа, письма) по результатам ревизии, информацию о выполнении данного решения, а затем отражают результаты ревизии.

К результатам ревизии относятся:

1. незаконные выплаты денежных средств (в том числе заработная плата, начисленная из-за неправильного применения расценок и приписки выполненных объемов работ, а также другие незаконные выплаты);
2. премии, выплаченные в нарушение действующего законодательства;
3. незаконные выплаты командировочных, выплаты пенсий, пособий;
4. недостачи и хищения;
5. ущерб от порчи и повреждений материальных ценностей;
6. приписки и искажения отчетности.

Также в журнале следует учитывать: число дел и на какую сумму передано следственным органам; количество лиц, привлечённых к дисциплинарной ответственности, в том числе лиц, привлеченных к материальной ответственности; сумму возмещенного ущерба.

На основании данных журнала составляется отчет о контрольно-ревизионной работе за первое полугодие и в целом за год, который направляется вышестоящей организации. К отчету прилагается объяснительная записка, которая составляется по каждому разделу отчета.

В первом разделе отражается выполнение плана проведения ревизий. Если план проведения ревизий не выполнен, указываются причины невыполнения и принятые меры по недопущению таких фактов в дальнейшем. Характеризуются наиболее существенные нарушения и недостатки, выявленные ревизиями и проверками, а также меры, принятые по их устранению и предотвращению в дальнейшем.

Во втором разделе приводятся наиболее характерные факты причиненного ущерба, которые занимают наибольший удельный вес в общей сумме выявленного ущерба, указываются причины, способствующие образованию данного ущерба.

В третьем разделе показываются принятые меры по возмещению выявленного ущерба. Отражается организация контроля за выполнением принятых мер. Приводятся данные о сумме возмещенного ущерба, выделяются наиболее крупные суммы невосстановленного ущерба. Показывается количество дел, находящихся на рассмотрении в правоохранительных органах на конец отчетного периода.

В четвертом разделе отражается работа с кадровым составом ревизионного органа по повышению квалификации, организации обмена опытом ревизионной работы, а также совершенствованию методов проведения ревизий.

В заключительной части пояснительной записки излагаются предложения по совершенствованию контроля, устранению причин и условий, способствующих нарушениям и злоупотреблениям, в том числе предложения о внесении изменений в действующее законодательство и нормативные акты.

Объяснительную записку подписывает руководитель контрольно-ревизионного органа.

4.2. Подготовка к проведению ревизии

Предварительная подготовка ревизии проходит поэтапно. В процессе подготовки сначала решаются методические вопросы, затем организационные.

Методические вопросы. Ревизору нужно внимательно просмотреть материалы предыдущих ревизий данной организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Также ревизору необходимо просмотреть годовую и квартальную бухгалтерскую и статистическую отчетность. Ценную информацию можно получить из объяснительных записок к отчетам. Ревизоры должны снимать копии с отчетных документов, которые берут с собой, поскольку со стороны руководства организации возможна их подмена: в вышестоящую инстанцию подают один вариант отчетности, а ревизионной комиссии – другой.

Ревизоры изучают нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта.

Организационные вопросы. Ревизорами составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др.; разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов.

Подбираются участники ревизии. Для проведения комплексной ревизии подбирают специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам и т.д. Состав участников ревизии оформляется приказом, который издается за 3 – 5 дней до начала ревизии. В нем указывается полное наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, период, за который проверяется деятельность предприятия, фамилия, имя, отчество каждого члена ревизионной бригады, определяется ее руководитель и срок ревизии.

Ревизоры также готовят проект приказа генерального директора о начале работы ревизионной группы, в котором содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. На проведение каждой ревизии ревизорам выдается командировочное удостоверение, которое подписывается руководителем контрольно-ревизионного органа и заверяется печатью. Кроме того, ревизоры должны иметь постоянные служебные удостоверения.

Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии направляет участников ревизии на основные вопросы, которые необходимо решить, дает ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушивает каждого участника ревизии и отвечает на вопросы.

На совещании проверяется готовность ревизоров к ревизии. Если выяснится, что участники ревизии плохо знают необходимые нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию и приступить к ней позже.

4.3. Составление программы и плана проведения ревизии

На основании задач, поставленных перед ревизией, и изучения материалов, характеризующих хозяйственно-финансовую деятельность проверяемого предприятия,руководитель ревизионной группы составляет программу ревизии. Она составляется при проведении комплексных, тематических и внеплановых ревизий. Программа ревизии включает ее тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии.

В программу не следует включать второстепенные вопросы. Это приводит к потере времени и отвлекает от проверки основных вопросов. Вопросы должны быть сформулированы четко и ясно, они должны охватить самое важное и существенное для данной ревизии.

При проведении ревизии по требованию следственных органов руководитель ревизионной группы получает определенное задание, предусматривающее перечень вопросов, подлежащих проверке, с указанием периода, за который должна быть проведена ревизия.

Полная правильно составленная программа ревизии помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации.

Программа ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа. Один экземпляр программы вручается руководителю ревизионной группы, а второй остается в делах организации.

Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы определенных участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизии, сроки их выполнения и способ проверки. Вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей. Однако окончательный рабочий план формируется только в ходе ревизии, на начальной ее стадии, после ознакомления на месте с организацией производства и особенностями постановки учета.

В ходе ревизии план и программа могут дополняться, уточняться. Внесение в план изменений должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными фактами. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых явлениях.

При проведении некомплексной ревизии и отсутствии данных о недостатках в работе ревизуемого предприятия осуществляется проверка всей его финансовой и хозяйственной деятельности.

В таких случаях программа ревизии не составляется, а ревизор руководствуется типовой программой. Вопросы, подлежащие проверке, определяются и конкретизируются им самостоятельно исходя из данных, полученных в ходе ревизии. При этом рабочий план проведения ревизии должен быть составлен.

4.4. Проведение ревизии на объекте

По прибытии на ревизуемое предприятие руководитель ревизионной группы должен предъявить руководителю ревизуемой организации удостоверение на право проведения ревизии. После этого производится инвентаризация кассы. При отсутствии кассира помещение кассы опечатывается. В необходимых случаях проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Руководитель ревизуемого предприятия обязан предоставить ревизорам рабочее помещение, транспорт.

Руководитель ревизуемого предприятия издает распоряжение, согласно которому работники обязаны содействовать проведению ревизии.

При проведении комплексной ревизии руководитель предприятия обязан созвать совещание с руководителями отделов, служб и структурных подразделений, на котором руководитель ревизионной группы представляет всех ее членов, сообщает о цели и задачах ревизии.

Ревизор должен оповестить работников ревизуемого предприятия о начавшейся ревизии и ее сроках.

Ревизорам необходимо ознакомиться со структурой управления организацией, данные о которой могут содержаться в приказах по основной деятельности или в документах совета директоров. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие ее учетного и финансового отдела, службы сбыта и снабжения, роль коллегиальных органов управления (совета директоров, правления и др.)

В ходе предварительного знакомства следует уяснить систему документооборота. Для этого требуется просмотреть номенклатуру дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных ресурсов.

Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).

Проведению документальной ревизии должно предшествовать обследование ревизуемого предприятия. В ходе предварительного обследования организации ревизор должен вникнуть в технологию работы, территориальное расположение мест хранения и отгрузки материальных ценностей.

Обследование позволяет ревизору установить недостатки в работе предприятия и отдельных его служб, в хранении и использовании оборудования, техники, материальных ценностей и других объектов контроля. Во время обследования предприятия руководитель ревизионной группы должен решить, где и какие товарно-материальные ценности следует подвергнуть контрольной инвентаризации.

Контрольные инвентаризации проводятся, как правило, вначале ревизии, но они могут применяться и в ходе ее осуществления, когда выявляются нарушения, недостачи или расхождения в документальных данных.

До начала проведения документальной ревизии следует ознакомиться с состоянием бухгалтерского учета. Если имеется отставание в учете, то руководитель ревизионной группы совместно с руководителем и главным бухгалтером ревизуемого предприятия должен наметить мероприятия по его ликвидации. При отсутствии или запущенности бухгалтерского учета руководителем ревизионной группы составляется об этом акт и докладывается руководителю контрольно-ревизионного органа. Руководитель контрольно-ревизионного органа направляет руководителю ревизуемой организации и в вышестоящую организацию либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, письменное предписание о восстановлении бухгалтерского учета. Ревизия проводится после восстановления бухгалтерского учета.

Во многих организациях бухгалтерия создана по одному принципу: в ней выделяются отделы реализации, материальный, производственный, расчетный. В отделе реализации накапливаются сведения о готовой продукции организации, ее поступлении из подразделений (цехов) и отгрузке покупателям. В материальном отделе собираются данные о закупках сырья и материалов, их движении. В производственном отделе – сведения о затратах на производство, фактические калькуляции. В расчетном отделе определяются размеры заработной платы, начислений и удержаний. Важно установить, в каком отделе ведутся расчеты по кассе, расчетному и валютному счетам, ценным бумагам, в том числе векселям, кто и как оформляет взаимозачеты.

Также необходимо выслать всем поставщикам и покупателям, прочим дебиторам и кредиторам извещения о проводимой ревизии с просьбой сообщить о состоянии расчетов и имеющихся претензиях к ревизуемому предприятию.

После проведения подготовительной организационной работы на предприятии ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются способы и приемы документального и фактического контроля.

При проведении комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий проверяются:

1. обоснованность расчетов для определения объемных показателей работы предприятий, фондов заработной платы, уровня себестоимости продукции, прибыли;
2. правильность отражения в отчетности плановых показателей;
3. нет ли случаев необоснованных изменений планов производства и реализации продукции, фондов заработной платы, прибыли, платежей в бюджет;
4. выполнение плана по основным количественным и качественным показателям, влияние отдельных факторов на отклонения от утвержденных планов;
5. содержание хозяйственных операций по данным первичных документов для установления их законности, целесообразности и достоверности;
6. записи в регистрах бухгалтерского учета в сопоставлении с первичными документами, данные учетных регистров с показателями отчетности, отчетные данные с плановыми (баланс доходов и расходов, смета);
7. данные разных документов, относящиеся к взаимосвязанным хозяйственным операциям, например, сопоставление данных о количестве выпущенных изделий с документами о начисленной заработной плате за выработку этих изделий; сравнение данных об отгрузке (отпуске) продукции с пропусками на ее вывоз с территории предприятия и т.д.;
8. соблюдение установленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств и материальных ценностей, а также обоснованность корреспонденции счетов в учетных регистрах;
9. достоверность отчетных данных, выявление приписок и других искажений показателей отчетности.

В ревизионной практике применяются два варианта изучения документов, учетных регистров и отчетных показателей. Первый – от первичных документов к регистрам аналитического и синтетического учета и от последних к показателям баланса и других форм отчетности; второй – от отчетных показателей к регистрам синтетического и аналитического учета и от записей в них к первичным документам.

Проверка первичных документов и записей в учетных регистрах производится сплошным или выборочным способом. Сплошной проверке подвергаются кассовые и банковские операции, расчеты с подотчетными лицами и некоторые другие участки деятельности ревизуемого предприятия, указанные в программе ревизии.

При выборочном способе проверяется часть первичных документов в каждом месяце ревизуемого периода или за несколько месяцев. Если выборочной проверкой устанавливаются серьезные нарушения или злоупотребления, то ревизия на данном участке деятельности предприятия проводится сплошным способом.

При проверке законности и целесообразности хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, хозяйственная операция считается законной, если ее содержание не противоречит действующему законодательству, нормативным актам министерств и ведомств. Целесообразность хозяйственной операции определяется ее направленностью на выполнение задач, стоящих перед ревизуемым предприятием, при соблюдении законности.

При выявлении незаконных и нецелесообразных хозяйственных операций ревизующий устанавливает, по чьему распоряжению они осуществлены, а также размер нанесенного материального ущерба.

Достоверность финансово-хозяйственных операций устанавливается путем формальной и арифметической проверок документов, а также с помощью приемов документального и фактического контроля.

При формальной проверке устанавливаются правильность заполнения всех реквизитов документа; наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр; подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц. В необходимых случаях подпись работника сопоставляется с его подписью в других документах, а при возникновении сомнений следует получить личное подтверждение работника или назначить графологическую экспертизу.

Достоверность хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, при необходимости может быть установлена путем проведения встречных проверок, при которых первичные документы и учетные данные ревизуемого предприятия сличаются с соответствующими документами и данными, находящимися в тех организациях (предприятиях), от которых получены или которым выданы денежные средства и материальные ценности.

Имеющиеся на ревизуемом предприятии выписки банка по расчетным, текущим и ссудным счетам сопоставляются с подлинными записями по этим счетам в учреждениях банка. Копии платежных документов, имеющиеся на ревизуемом предприятии, сличаются с подлинными платежными документами, хранящимися в учреждениях банка.

При необходимости проведения встречных проверок на предприятиях, расположенных в других городах и районах, руководитель ревизионной группы обращается по этому вопросу в соответствующие вышестоящие организации, которые должны обеспечить проведение встречных проверок и направление материалов этих проверок руководителю ревизионной группы, по просьбе которого произведены проверки.

При проведении комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий применяются следующие приемы фактического контроля:

1. обследование на месте цехов, участков, складов для изучения организации производства и труда, охраны материальных ценностей, состояния пропускной системы, контроля за ввозом и вывозом материальных ценностей и готовой продукции и т.д. Обследование позволяет ревизору установить недостатки в работе предприятия и отдельных его служб, в хранении и использовании оборудования, техники, материальных ценностей и других объектов контроля. При этом следует ознакомиться с применяемым в цехе (на участке) порядком отражения в первичных документах и регистрах производственного учета операций по переработке сырья и материалов в соответствии с маршрутами их движения в производстве. Данные этого учета сопоставляются с записями и бухгалтерском учете. Во время обследования предприятия руководитель ревизионной группы решает, где и какие товарно-материальные ценности следует подвергнуть контрольной инвентаризации;
2. проведение частичной (выборочной) или сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей для установления их фактического наличия и соответствия данным бухгалтерского учета. Инвентаризации проводятся, как правило, вначале ревизии, но они могут применяться и в ходе ее осуществления, когда выявляются нарушения, недостачи или расхождения в документальных данных. Инвентаризации проводятся в соответствии с действующими нормативными документами по инвентаризации основных фондов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов;
3. проведение с участием специалистов контрольного обмера строительных, монтажных, ремонтных и других работ для установления достоверности отчетных данных о выполненных объемах этих работ;
4. проведение в необходимых случаях с участием специалистов контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции, а также обмера или взвешивания сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий для установления действительного расхода сырья и материалов, правильности их списания на производство, полноты оприходования готовой продукции, обоснованности норм материальных затрат, норм выхода готовой продукции и норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей;
5. проверка при необходимости с участием специалистов качества продукции, соблюдения технических условий и технологических режимов, соответствия продукции государственным стандартам, артикулов и цен — прейскурантам. Ревизоры принимают меры к тому, чтобы материально ответственные лица присутствовали при инвентаризации вверенных им ценностей, контрольных обмерах выполненных работ, контрольных запусках сырья и материалов в производство, взятии проб и образцов на исследование, а также при других аналогичных действиях, направленных на проверку деятельности материально ответственных лиц.

При ревизии использования и сохранности основных фондов следует проверить:

1. использование действующих производственных мощностей;
2. соблюдение нормативных сроков освоения вновь вводимых мощностей, потери продукции и прибыли вследствие нарушения нормативных сроков;
3. выполнение плана внедрения новой техники, механизации трудоемких процессов;
4. уровень фондоотдачи за ряд лет; разработан и осуществлен ли на предприятии комплекс мер, направленных на повышение фондоотдачи; увеличение коэффициента сменности, сокращение простоев;
5. наличие неиспользуемого оборудования, его качественное состояние, условия хранения;
6. выполнение плана-графика планово-предупредительного ремонта и освоение сметных ассигнований на капитальный и текущий ремонт;
7. соответствие фактического наличия основных фондов данным бухгалтерского учета. Реальность числящихся на балансе основных средств проверяется путем сопоставления учетных данных с данными последней инвентаризации, проведенной на предприятии. Кроме того, ревизующий проводит контрольную инвентаризацию основных средств на отдельных производственных участках;
8. наличие переданных отдельных предметов основных средств в личное пользование (оборудование и инвентарь культурно-бытового назначения);
9. соблюдение порядка учета основных фондов, предусмотренного ПБУ 6/01 «Учет основных средств»;
10. своевременность оформления ввода основных фондов в эксплуатацию;
11. обоснованность и правильность оформления ликвидации основных средств; приходуются ли в правильной оценке материалы, полученные при ликвидации основных средств;
12. соблюдение порядка применения норм амортизационных отчислений, начисления амортизации и износа, использования амортизационных отчислений на полное восстановление и капитальный ремонт.

При ревизии использования трудовых ресурсов, средств на оплату труда и премирование необходимо проверить:

1. правильность планирования производительности труда и фондов оплаты труда, в том числе поквартально. Следует установить, не допускалось ли в плане необоснованное снижение производительности труда в сравнении с прошлым годом, а также увязана ли программа роста производительности труда с планами внедрения новой техники, организационно-технических мероприятий, снижения трудоемкости и с другими показателями;
2. удельный вес прироста продукции за счет повышения производительности труда по плану и фактически по итогам работы за ревизуемый период;
3. соблюдение предусмотренных в плане соотношений между темпами роста производительности труда и средней заработной платы;
4. состояние нормирования труда;
5. наличие непроизводительных потерь рабочего времени за счет простоев, прогулов, неявок на работу с разрешения администрации, процент этих потерь в общем балансе рабочего времени и как они отразились на объеме выпуска продукции; применяются ли сверхурочные работы, сколько часов отработано сверхурочно и сумма произведенных доплат; меры, принимаемые к обеспечению более полного и рационального использования рабочего времени, устранению простоев и непроизводительных затрат труда;
6. использование фонда оплаты труда, причины относительного перерасхода (с учетом выполнения плана по объему продукции) и меры, принимаемые к его возмещению; непроизводительные выплаты заработной платы (оплата простоев, доплаты за отступления от нормальных условий и др.);
7. соблюдение установленных штатов и действующих схем должностных окладов работников аппарата управления;
8. соответствие фактических объемов выполненных работ объемам работ, принятым в расчетах по выплате заработной платы. При этом следует проверить, нет ли случаев приписки объемов выполненных работ, начисления заработной платы вымышленным липам и других незаконных выплат;
9. правильность оплаты совместительства, заместительства и совмещения профессий;
10. соблюдение положений о премировании работников за результаты хозяйственной деятельности. Не применяются ли какие-либо премиальные системы, не утвержденные в установленном порядке. При выявлении фактов незаконных выплат премий принимаются необходимые меры к устранению имеющихся нарушений;
11. соблюдение порядка ведения учета расчетов с персоналом;
12. правильность ведения расчетов за товары, проданные торговыми предприятиями в кредит персоналу ревизуемого предприятия.

При ревизии использования и сохранности товарно-материальных ценностей необходимо проверить:

1. состояние складского хозяйства и обеспечение мест хранения весовыми и измерительными приборами, мерной тарой; условия хранения сырья и материалов, не допускаются ли при этом снижение их качества и порча; правильность приемки сырья и материалов по количественным и качественным показателям;
2. сохранность товарно-материальных ценностей; заключены ли письменные договоры о материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности; полностью ли оприходованы фактически полученные материальные ценности; предоставляются ли ежегодные (очередные) отпуска материально ответственным лицам с передачей ценностей лицам, их заменяющим;
3. соблюдение порядка учета материалов и контроля за их использованием;
4. состояние работы по нормированию расходов сырья, материалов, топлива, электроэнергии, принимаемые меры по внедрению прогрессивных норм расхода сырья и материалов;
5. правильность списания сырья и материалов на производство, соответствие действующих норм современному уровню технологии и организации производства. При этом следует установить, нет ли случаев, кода в результате завышения норм расхода сырья и материалов образуются неучтенные излишки материальных ценностей, а также случаев списания их в завышенных размерах против фактического расходования;
6. своевременность и правильность проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей; правильность определения результатов инвентаризаций и их отражения в бухгалтерском учете, а также обоснованность списания недостач и потерь товарно-материальных ценностей по нормам естественной убыли при их хранении и транспортировке;
7. реальность числящихся на балансе остатков материальных ценностей; организован ли оперативный контроль за поступлением грузов и за выданными доверенностями на получение ценностей;
8. соблюдаются ли установленные нормы бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и спецпитания;
9. обеспечены ли сохранность и правильный учет драгоценных металлов, алмазов, изделий из них и спирта на складах и в производстве в соответствии с действующими положениями.

При ревизии кассовых, расчетных и кредитных операций следует проверить:

1. сохранность денежных средств и соответствие фактического наличия денежных средств данным бухгалтерского учета. Ревизию следует начать с инвентаризации наличных денег, ценных бумаг и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе, обеспечивая при этом внезапность ревизии кассы;
2. соблюдение кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Положением о ведении кассовых операций;
3. соблюдение установленного порядка выдачи подотчетных сумм;
4. законность и целесообразность расходования средств подотчетными лицами;
5. достоверность, законность и целесообразность операций, проведенных по расчетному, текущим и ссудным счетам в банке, а также по аккредитивам и чекам; состояние расчетов с бюджетом, по платежам из прибыли и прочим платежам;
6. эффективность использования, своевременность погашения и обеспеченность кредитов банка;
7. законность и реальность задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами; своевременность перечисления в бюджет налогов и сборов;
8. состояние расчетов по возмещению материального ущерба. При этом необходимо установить, в полной ли мере применяется в надлежащих случаях Положение о материальной ответственности. Следует также проверить обоснованность списания потерь, образовавшихся вследствие недостач, хищений и порчи ценностей.

При проверке затрат на производство и себестоимости продукции необходимо проверить:

1. достоверность данных учета и отчетности о фактической себестоимости продукции, полноту и правильность отражения в учете фактических затрат на производство;
2. правильность планирования затрат на рубль товарной продукции, снижения уровня себестоимости отдельных видов продукции, смет расходов на обслуживание производства и управление;
3. выполнение плана по себестоимости товарной продукции, причины отклонений от плана в целом и по отдельным калькуляционным статьям;
4. причины непроизводительных расходов и потерь, принимаемые меры к их сокращению;
5. своевременность и качество проведения инвентаризаций незавершенного производства (следует установить, не числятся ли в составе остатков незавершенного производства затраты по аннулированным заказам, потери от скрытого брака и некомплектных заделов);
6. правильность распределения расходов на содержание и эксплуатацию оборудования, общепроизводственных и общехозяйственных расходов между товарным выпуском и незавершенным производством, а также между отдельными видами продукции;
7. соблюдение порядка учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.

При ревизии правильности образования и использования прибыли, резервов и финансового состояния следует проверить:

1. источники формирования прибыли;
2. достоверность данных учета и отчетности о финансовых результатах от реализации товарной продукции, прочей реализации и внереализационной деятельности;
3. правильность расчета налогооблагаемой прибыли, ее распределения;
4. правильность расходования средств целевого финансирования;
5. правильность образования и использования резервов;
6. обеспеченность предприятия собственными оборотными средствами и их сохранность; своевременность и источники восполнения недостатка собственных оборотных средств;
7. нет ли излишних сырья и материалов, готовых изделий и ненужных запасов.

При ревизии состояния бухгалтерского учета, отчетности и внутрихозяйственного контроля необходимо проверить состояние первичного учета; достоверность данных учета и отчетности; организацию предварительного и текущего внутреннего контроля со стороны бухгалтерии и других служб предприятия.

4.5. Оформление результатов ревизии

Результаты ревизии оформляют актом. Для его составления ревизор в процессе проверки финансово-хозяйственной деятельности должен записывать в особую тетрадь, называемую рабочим дневником ревизора, все выявленные им факты нарушений законодательства, нормативных актов и устава предприятия. Рабочий дневник можно вести, записывая все нарушения подряд по мере их выявления или группируя материалы по разделам будущего акта (по видам операций – кассовые, расчетные и т.д.). В первом случае ревизор по окончании проверки помечает в дневнике, в какой раздел акта включить тот или иной материал. Во втором – для каждого раздела акта и группы нарушений отводит в дневнике отдельные листы. Второй способ облегчает составление акта, но требует от ревизора большего внимания. Делая записи в дневнике, надлежит избегать сокращений, указывать необходимые данные: номера и даты документов и записей; суммы операций; законы и инструкции, пункты устава, которые были нарушены; сущность нарушений; должности, фамилии, имена и отчества виновных, размер ущерба.

В проверяемых документах и книгах учета, формах отчетности не следует делать никаких отметок, исправлений, полностью сохраняя их первоначальный вид. По окончании документальной ревизии перед составлением акта необходимо пересмотреть черновые записи. Определить необходимое, исключить лишнее, проверить согласованность материалов.

Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей.

В вводной части акта ревизии рекомендуется отражать следующую информацию:

• наименование темы ревизии;
• дату и место составления акта ревизии;
• кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);
• проверяемый период и сроки проведения ревизии;
• полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;
• сведения об учредителях;
• основные цели и виды деятельности организации;
• имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;
• перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах Федерального казначейства;
• кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером;
• кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению ею выявленных недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии. Во втором разделе кратко перечисляют основные показатели работы предприятия в ревизуемом периоде в сравнении с планом, сметой и предыдущими периодами. Затем излагают сведения о выявленных недостатках в работе предприятия, называют виновных лиц, указывают размер их материальной ответственности. Особо выделяют вскрытые хищения и растраты.

Результаты проверки документов и инвентаризации ценностей группируют в разделы по типам операций. Например, третий раздел – результаты ревизииденежных средств, расчетных и кредитных операций; четвертый – результаты проверки сохранности материальных ценностей; пятый – результаты ревизии финансового состояния и т.п. К этим разделам акта прикладывают инвентаризационные описи и другие документы проверки сохранности собственности предприятия.

В акте ревизии ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.

Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускаются различные выводы, предположения и факты, не подтвержденные документами или результатами проверок, сведениями из материалов правоохранительных органов и ссылками на показания, данные следственным органам.

В акте ревизии не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, квалифицироваться их поступки, намерения и цели.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения.

Акт подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации. Один экземпляр акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы, вручается руководителю ревизуемой организации под роспись в получении с указанием даты получения.

По просьбе руководителя или главного бухгалтера ревизуемой организации по согласованию с руководителем ревизионной группы может быть установлен срок для ознакомления с актом ревизии и его подписания до 5 рабочих дней.

При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии.

Руководитель ревизионной группы в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем контрольно-ревизионного органа, направляются в ревизуемую организацию и приобщаются к материалам ревизии.

В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизионной группы в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.

В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно-ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта.

В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных или материально ответственных лиц к ответственности, в ходе ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.

Истребование объяснений от должностных или материально ответственных лиц ревизуемой организации производится по определенным формам.

Промежуточные акты составляются также для оформления результатов ревизии отдельных участков деятельности ревизуемого предприятия по результатам ревизии кассы, инвентаризации материальных ценностей и основных фондов, контрольного обмера и проверки качества выполненных строительно-монтажных работ и др.

Промежуточные акты прилагаются к основному акту ревизии и подписываются участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии, и соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемой организации. Один экземпляр промежуточного акта вручается должностному (материально ответственному) лицу ревизуемого предприятия, подписавшему акт.

Факты, изложенные в промежуточных актах, включаются в основной акт ревизии.

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).

4.6. Реализация материалов ревизии и организация контроля за выполнением решений, принятых по материалам ревизии

Формы реагирования контролирующих органов на выявленные нарушения в результате ревизии многообразны. Они включают следующие полномочия:

• пресечение выявленных нарушений;
• устранение причиненного ими вреда;
• восстановление установленного порядка и условий деятельности;
• привлечение нарушителей к ответственности – дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовно-правовой;
• устранение причин и обстоятельств, способствующих нарушениям.

Реализация таких полномочий предусматривается в форме представлений и предписаний, ограничений и запретов нарушителю на определенные действия или виды деятельности (в том числе временных запретов в виде приостановления деятельности – полного или частичного), наложения штрафов и иных мер наказания, направления информации в вышестоящий орган субъекта-нарушителя либо в соответствующий контролирующий или правоохранительный орган для принятия мер, входящих в их компетенцию, в том числе заявления исков в суд, когда меры воздействия на нарушителя могут быть приняты только судом.

Результаты ревизии предаются гласности, в необходимых случаях результаты ревизии выносятся на обсуждение производственных совещаний. Руководитель ревизионной группы в ходе ревизии должен принимать меры к устранению выявленных нарушений и возмещению материального ущерба.

В случаях, когда имеется основание для привлечения виновных лиц к уголовной ответственности, материалы ревизий передаются следственным органам и одновременно руководством ревизуемого предприятия или вышестоящей организации решается вопрос об отстранении от работы виновных должностных и материально ответственных лиц. Передача материалов следственным органам может производиться в необходимых случаях непосредственно руководителем ревизионной группы, производившей ревизию.

Передаваемые в следственные органы материалы должны содержать: заявление (письмо), в котором должно быть изложено, в чем состоит суть злоупотреблений, какие законы нарушены, размер причиненного ущерба, виновные лица; акт ревизии и подлинные документы или копии документов, подтверждающие факты выявленных злоупотреблений; объяснения ревизуемых, а также лиц, чьи показания имеют значение для проверки обстоятельств совершения злоупотреблений; заключения ревизующих по этим объяснениям.

В случаях, когда причинен материальный ущерб, но виновные лица не привлекаются к уголовной ответственности, или уголовное дело прекращено, следует предложить руководителю ревизуемого предприятия предъявить гражданские иски к лицам, виновным в причинении материального ущерба.

Материалы ревизии представляются руководителю ревизионного органа в течение 3 рабочих дней после подписания акта ревизии. На последней странице акта руководителем контрольно-ревизионного органа делается отметка: «Материалы ревизии приняты», указывается дата и ставится подпись.

На основании материалов ревизии руководитель ревизионной группы не позднее недельного срока после подписания акта ревизии разрабатывает и представляет руководителю, назначившему ревизию, проект приказа или письма с конкретными предложениями, направленными на устранение выявленных нарушений, принятие мер к возмещению причиненного ущерба, предотвращение злоупотреблений, устранение причин неудовлетворительной работы ревизуемого предприятия и улучшение его финансово-хозяйственной деятельности.

Руководитель контрольно-ревизионного органа не позднее чем в 15-дневный срок по окончании ревизии принимает решение по устранению недостатков и нарушений, возмещению материального ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц, которое направляет руководителю проверенной организации.

Кроме того, материалы ревизии по вопросам целевого использования средств федерального бюджета передаются в установленном порядке в органы Федерального казначейства для организации работы по реализации этих материалов.

Материалы ревизии, проведенной по постановлениям правоохранительных органов, передаются им в установленном порядке. При этом в делах контрольно-ревизионного органа должны быть оставлены копии: акта ревизии, объяснений должностных лиц проверенной организации, виновных в выявленных ревизией нарушениях, документов, подтверждающих эти нарушения.

Результаты ревизии в необходимых случаях сообщаются руководителем контрольно-ревизионного органа вышестоящей организации либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, для принятия мер.

Контрольно-ревизионный орган обеспечивает контроль за ходом реализации материалов ревизии следующими способами:

1. получение письменных отчетов о выполнении предложении по итогам ревизии или оперативной информации посредством технических средств связи (телефонной, телефакса и др.);
2. проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам, представляемым и ревизующий орган;
3. вызов руководителя и специалистов предприятия с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;
4. проверка на месте, осуществляемая работниками ревизующей организации;
5. проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.

Контрольно-ревизионный орган систематически изучает и обобщает материалы ревизий и на основе этого в необходимых случаях вносит предложения о совершенствовании системы государственного финансового контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в Российской Федерации законодательных и других нормативных правовых актов.

Контроль и ревизия: Учебное пособие / С.А. Мещеряков. — Санкт-Петербург, 2008.