Глава 3. Сущность и задачи ревизии
3.1. Понятие, цель и задачи ревизии
В соответствии с Инструкцией о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства финансов РФ № 42н от 14 апреля 2000 г., ревизия – это система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных должностных лиц.
Проверка представляет собой единичное контрольное действие или исследование состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации.
Цель ревизии или проверки – осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательствами, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.
Основными задачами ревизии являются:
- проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;
- выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;
- проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;
- исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.
3.2. Предмет и объекты ревизии
Ревизия осуществляется по поручению государственных, ведомственных или внутрихозяйственных органов управления. Она может назначаться по поручению правоохранительных органов. Ревизия представляет собой наиболее действенную форму последующего контроля, в процессе которого контролирующими органами исследуются финансовые операции и хозяйственные процессы предприятий и организаций, отраженные в первичных документах и записях бухгалтерского учета.
Ревизия исследует финансово-хозяйственную деятельность организаций и предприятий в рамках определенного круга вопросов. Так, предметом или объектом ревизии является проверка фактического наличия денежных средств и материальных ценностей. Для реализации этой задачи используют прием фактического контроля, такой, как инвентаризация, и сопоставляют ее результаты с данными бухгалтерскою учета. Проведение инвентаризации позволяет обеспечить реальность и достоверность учетных данных, а также создает условия обеспечения сохранности денежных и материальных ценностей, возможность проверки работы материально ответственных лиц, что значительно повышает их ответственность за подотчетные ценности, правильное и своевременное документирование их движения.
Объектом ревизии являются также финансовые операции, хозяйственные процессы и факты хозяйственной жизни предприятий и организаций, отраженные в первичных документах, учетных регистрах, формах бухгалтерской и статистической отчетности, других источниках информации. Используя и объективно оценивая их при проверке, ревизующие устанавливают соблюдение технологической, сметно-финансовой и платежно-расчетной дисциплины, а также достоверность, законность, целесообразность и экономическую эффективность финансово-хозяйственной деятельности контролируемого объекта.
Объектом ревизии выступает и непосредственно сама управленческая деятельность проверяемой организации. В этом случае изучается организация работы по подбору и расстановке кадров текущего контроля за исполнением приказов и распоряжений, работы по рассмотрению писем, заявлений, жалоб и предложений, внутрихозяйственного контроля за работой структурных подразделений и подведомственных предприятий. При этом устанавливаются и анализируются причины недостатков в работе, определяются виновные должностные и материально ответственные лица, вносятся предложения по совершенствованию системы управления предприятием и рационализации управленческого аппарата.
Объекты ревизии необходимо рассматривать применительно к конкретным условиям, которые зависят от организационно-правовой формы организации, особенностей производства, масштабов деятельности организаций и других факторов.
3.3. Правила проведения ревизии
К основным правилам проведения ревизии относятся внезапность, активность, непрерывность, обоснованность, гласность.
1. Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала.
2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки, так как медлительность в ревизии может позволить скрыть нарушения, например, оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенные ценности. Однако ревизору не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы.
3. Непрерывность. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.
4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Ревизору нельзя игнорировать просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, например, данные, оправдывающие заинтересованных лиц. Необъективность ревизии приводит к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.
5. Гласность. Ревизоры с момента начала ревизии оповещают работников организации о ее начале, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.
3.4. Виды ревизии
В теории и практике контрольно-ревизионной деятельности различают несколько видов ревизий, которые принято классифицировать по определенным признакам:
1. По субъекту контроля:
- ревизии государственных органов;
- внутрихозяйственные ревизии;
- ревизии, проводимые аудиторскими фирмами.
2. По организационному признаку:
- плановые ревизии проводятся в соответствии с планом ревизионной работы вышестоящей организации или органа управления, но не реже одного раза в год;
- внеплановые ревизии и проверки проводятся в сроки не предусмотренные планом (например, при ухудшении результатов работы по основным производственным и финансовым показателям, при замене руководителя или главного бухгалтера организации, по требованию правоохранительных органов).
3. По объему проверки документооборота и записей в регистрах бухгалтерского учета ревизии делятся на:
- сплошные ревизии, при которых изучаются все документы и регистры бухгалтерского учета, где отражена производственная и финансовая деятельность организации. Сплошные ревизии могут применяться не только в целом по операциям хозяйственной деятельности организации, но и по отдельным однородным операциям (кассовым, банковским счетам, расчетам с поставщиками и заказчиками и т.д.). Как правило, к сплошным ревизиям прибегают в случаях установления хищений и злоупотреблений, такие ревизии из-за затрат на них большого количества времени проводятся сравнительно редко;
- выборочные ревизии, при которых исследованию подвергается часть хозяйственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета. При этом некоторые хозяйственные операции проверяются не за весь ревизуемый период, а лишь за отдельные отрезки времени. При подготовке и проведении таких ревизий очень важно правильно выбрать отрезок времени, за который нужно осуществлять проверку соответствующих документов и операций, а также определить их количество. Это полностью зависит от квалификации и опыта ревизора;
- полные ревизии предусматривают проверку всей хозяйственной деятельности организации;
- частичные ревизии предусматривают проверку лишь отдельных областей деятельности или отдельных видов хозяйственных операций организации (ревизия товарно-материальных ценностей);
- комбинированные ревизии представляют собой сочетание видов ревизий по объему проверки.
4. По кругу вопросов, подлежащих проверке:
- тематические ревизии предусматривают проверку ряда организаций по отдельным специальным вопросам или проверку состояния отдельных участков деятельности организации. Цель тематической ревизии – получить общую характеристику состояния дел по данному вопросу;
- при сквозной ревизии проверяется деятельность головной организации и входящих в ее состав подразделений. Цель сквозной ревизии – наряду с проверкой финансово-экономической деятельности подразделений организации установить качество управления их деятельностью. Сквозные ревизии весьма трудоемкие и применяются в исключительных случаях, когда имеются данные о недостаточном уровне руководства деятельностью подразделений организации со стороны вышестоящего органа управления;
- комплексные ревизии обычно проводят бригады, в которые кроме бухгалтера-ревизора входят работники планового отдела, отдела кадров и другие специалисты. Цель комплексных ревизий – объективная, полная и правильная проверка всех участков деятельности организации, так как одновременно с проверкой финансово-хозяйственной деятельности проводится контроль организации и технологии производства, изучение технической, социальной и других сторон деятельности ревизуемого объекта.
- некомплексные ревизии проводятся обычно одним ревизором путем проверки хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерской документации, учетных регистров и отчетности.
5. По способу контроля за результатами ревизионной работы:
- дополнительные ревизии проводятся, когда имеются данные о том, что при проведении плановой ревизии не полностью вскрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации;
- повторные ревизии проводятся другими ревизорами в случаях некачественного проведения первичной ревизии, аргументированных возражений ревизуемых должностных лиц и в некоторых других случаях.
3.5. Права, обязанности и ответственность ревизоров
Основной служебной функцией ревизора является проведение ревизий и проверок в соответствии с полученной программой и в установленные сроки. В работе ревизор руководствуется действующим законодательством и требованиями нормативных документов.
При проведении проверки бухгалтер-ревизор имеет право:
- требовать предъявления необходимых для проведения ревизии документов, регистров бухгалтерского и оперативного учета, отчетности, нормативно-плановой документации, договоров, приказов проверяемой организации и ее вышестоящих органов, актов и справок по предыдущим ревизиям и проверкам, устных пояснений и письменных объяснений работников ревизуемых объектов;
- изымать необходимые документы, подтверждающие злоупотребления и хищения материальных ценностей, сохранность которых не гарантируется, и документы, отражающие фиктивные операции, подлоги, подделки;
- требовать заверенные копии и выписки из документов, характеризующие бесхозяйственность, злоупотребления, хищения, приписки, другие нарушения;
- получать от поставщиков, заказчиков, субподрядчиков, банковских учреждений справки и копии документов по операциям с проверяемой организацией для установления их идентичности (встречные проверки);
- осматривать помещения и склады, в которых находятся денежные средства и товарно-материальные ценности ревизуемой организации; проводить инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженностей;
- опечатывать документы ревизуемой организации, а также помещения (при обнаружении хищений и злоупотреблений и с согласия руководителя ревизуемой организации, при этом печать находится у ревизора, а ключи у материально-ответственного лица);
- требовать от руководителей и работников ревизуемого предприятия объяснений по вопросам, связанным с проведением проверки;
- проверять правильность списания на издержки производства материалов, включения заработной платы, стоимости услуг и других затрат;
- привлекать работников ревизуемой организации (по согласованию с ее руководителем) для выполнения отдельных работ, необходимых для проведения ревизии;
- приглашать специалистов для консультаций и участия в изучении вопросов, определенных заданием по проведению ревизии;
- проверять жалобы и заявления работников организации в пределах круга вопросов, связанных с проводимой ревизией;
- ставить перед руководством ревизуемой организации и ее вышестоящим органом вопросы о принятии мер по устранению выявленных при ревизии нарушений и недостатков;
- вносить предложения о наложении дисциплинарных взысканий, освобождении от работы и возмещении материального ущерба;
- разрабатывать предложения по результатам ревизии и осуществлять контроль за их выполнением;
- сообщать в оперативном порядке руководителям, назначившим ревизию, или вышестоящим организациям о случаях непринятия на ревизуемом предприятии мер по устранению нарушений и недостатков в работе, а также об условиях и причинах, способствующих хищениям и злоупотреблениям;
- сообщать правоохранительным органам через руководителя, назначившего ревизию, о каждом случае недостачи. Допускается не сообщать лишь о мелких недостачах, по которым виновные лица наказываются в дисциплинарном порядке с возмещением материального ущерба.
Обязанности ревизора:
- поставить в известность руководителя ревизуемой организации о начале ревизии, сообщить о ее задачах, в ходе ревизии информировать его об отдельных выявленных недостатках и нарушениях для принятия мер к их устранению в период проведения ревизии;
- проверять законность финансово-хозяйственных операций, сохранность собственности, соблюдение сметно-финансовой и штатной дисциплины, постановку бухгалтерского учета и достоверность отчетности, качество первичных документов, правильность бухгалтерских записей; проверять фактическое наличие имущества и его соответствие учетным данным; выявлять случаи бесхозяйственности, расточительности, хищений, растрат, недостач, незаконного и непроизводительного расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, а также другие нарушения;
- точно и объективно освещать выявленные ревизией факты нарушений и злоупотреблений с указанием виновных лиц, размера причиненного материального ущерба и причин этих негативных факторов;
- обсуждать результаты ревизии на совещании работников ревизуемой организации;
- проверять полномочия должностных лиц и законность и целесообразность их действий;
- соблюдать конфиденциальность в отношении информации, полученной в ходе ревизии;
- ставить вопросы привлекаемым экспертам в письменной форме;
- повышать профессиональную квалификацию;
- вести себя дисциплинированно и не допускать неделовых отношений с работниками, деятельность которых проверяется;
- проверить выполнение решений по результатам предыдущей ревизии и отразить в акте проверки полноту и своевременность его выполнения.
Ревизор привлекается к уголовной ответственности:
- за разглашение информации о полученных данных и выводах ревизии до ее завершения,
- за сокрытие злоупотреблений и других должностных нарушений, фактов бесхозяйственности и хищений,
- за использование служебного положения в корыстных целях.
3.6. Профессиональная этика ревизоров
Этика профессионального поведения ревизора определяет его нравственные и моральные качества.
- Ревизоры обязаны придерживаться моральных и нравственных правил и норм в своих поступках и решениях, жить и работать по совести.
- Ревизор обязан действовать в интересах собственников организаций, защищать их интересы в налоговых, судебных и иных органах власти.
- Ревизор должен быть объективным и внимательным по отношению к руководству, специалистам, работникам службы бухгалтерского учета проверяемой организации. Объективность в выводах, рекомендациях ревизора может быть достигнута только при получении достаточной информации. Изучая полученную информацию, ревизоры обязаны объективно рассмотреть и оценить все возникающие ситуации и реальные факты (недостачи, хищения, нарушения нормативных актов и т.п.), не проявлять личную предвзятость, избегать давления со стороны руководства или правовых, следственных органов.
- Ревизор обязан осуществлять ревизии профессионально, для чего постоянно повышать свои профессиональные знания в области бухгалтерского учета, налогообложения, финансовой деятельности и гражданского права, организации и методов проведения проверок.
- Ревизор должен быть независимым в своих суждениях и выводах. Чтобы заслужить доверие, он должен честно выполнять свои профессиональные обязанности и не принимать участия в конфликтных ситуациях.
- Ревизор не должен использовать свои отношения с проверяемой организацией в личных целях, извлекать личную выгоду из знания коммерческой тайны.
- Ревизор не должен способствовать незаконной деятельности проверяемой организации.
- Ревизор обязан стремиться к постоянному улучшению качества проводимых ревизий, полностью использовать свои профессиональные способности.
- Ревизор не должен одновременно заниматься деятельностью, которая может повлиять на объективность его суждений и репутацию.
3.7. Права, обязанности и ответственность лиц, служебная деятельность которых проверяется
Руководитель ревизуемого предприятия обязан:
- создавать необходимые условия для работы ревизионной группы;
- до окончания проверки или ревизии принять меры к устранению выявленных нарушений;
- обеспечить сбор специалистов, руководителей подразделений и служб для обсуждения результатов ревизии и принять меры к устранению выявленных недостатков и к недопущению их в дальнейшем.
Должностные лица, служебная деятельность которых проверяется, обязаны:
- по требованию ревизора предъявить для проверки документы, учетные регистры, бланки строгой отчетности, денежные средства и товарно-материальные ценности;
- давать объяснения в устной и письменной форме по вопросам, имеющим отношение к проводимой ревизии.
Должностные лица, служебная деятельность которых проверяется, имеют право:
- присутствовать при инвентаризации вверенных им ценностей, контрольных запусках сырья и материалов в производство, контрольных обмерах, осмотрах складов и хранящихся в них материальных ценностей;
- знакомиться с актами ревизий и проверок, относящихся к их служебной деятельности, и представлять в письменной форме объяснения и возражения по ним;
- знакомиться со всеми документами и отчетами, послужившими основанием для выводов о допущенных ими недостатками в работе, а также с произведенными расчетами сумм подлежащего возмещению материального ущерба;
- предоставлять ревизору подлинные документы и другие материалы в оправдание своих действий.
Должностные лица несут ответственность:
- за преднамеренное искажение фактов и обстоятельств;
- за невыполнение требований ревизора о представлении для проверки материальных ресурсов, документов, учетных регистров, отчетов и объяснений.
Ответственность должностных лиц определяется должностными инструкциями, разработанными на основании типовых должностных инструкций и утвержденными руководителем организации.
Контроль и ревизия: Учебное пособие / С.А. Мещеряков. — Санкт-Петербург, 2008.