Множество статей о тайм-менеджменте ориентированы на руководителей и менеджеров, но эти принципы едины для всех. Вы можете более эффективно использовать свое время для выполнения большего количества задач, достижения большего количества целей и удовлетворения своих потребностей.

Применяя методы управления временем, вы будете чувствовать себя более организованным и меньше подвергаться стрессу, зная, что вы контролируете свой самый ценный актив – свое время.

Что такое тайм-менеджмент?

Вы можете сказать, что временем не нужно управлять, так оно течет само по себе. «Самоуправление» было бы более подходящим термином. Люди должны управлять собой, чтобы более эффективно использовать имеющееся у них время.

Старайтесь не думать об управлении временем как о комплексе сложных процедур или сложных навыков, которые необходимо освоить. Вместо этого, думайте об этом как о серии определенных действий, которые сознательно практикуются, пока не станут естественными и повседневными привычками.

Подробно о применении тайм-менеджмента вы можете прочитать в статье «Тайм-менеджмент. Практические советы по управлению временем», а здесь мы сконцентрируемся на его приемах.

1. Планируйте свою деятельность

Планирование экономит время, дает лучшие результаты в долгосрочной перспективе и гарантирует, что ваши усилия будут использованы в правильном направлении.

Вы должны учитывать как краткосрочные, так и долгосрочные цели в своих планах. Они должны быть довольно гибкими, чтобы учесть неожиданные препятствия или возможности. Кратко изложите свои планы в письменной форме и регулярно проверяйте их, чтобы убедиться, что вы на правильном пути.

2. Установите приоритеты

У вас никогда не будет достаточно времени, чтобы выполнить все ваши задачи и цели. Поэтому оцените их в соответствии с их важностью и срочностью.

Важными делами считаются те, которые вы действительно хотите выполнить, например, улучшить свои навыки общения. Тогда как срочными делами считаются те, которые вам необходимо сделать немедленно, например, подать налоговые декларации до назначенного срока. Если вы тратите больше времени на срочные дела, чем на важные, вам необходимо лучше управлять временем.

3. Устраните ненужные задачи

Тщательно проанализируйте ваши повседневные дела, чтобы выяснить, насколько они эффективны. Есть большая вероятность, что ваш день загружен трудоемкими задачами, не имеющих статус первой необходимости. Избавьтесь от них, если они мешают вам в достижении ваших основных целей.

4. Будьте организованным

Организация займет у вас меньше времени, чем вы потратите его впустую на работу в неорганизованной среде. Старайтесь не тратить время на поиск нужных вещей, устанавливая конкретные места для всех ваших инструментов, предметов и документов. Часто используемые предметы должны находиться рядом с местом, где вы работаете.

Организация распространяется не только на объекты, но и на людей. Главная обязанность работодателей и руководителей состоит в том, чтобы организовать работу своих сотрудников так, чтобы получить максимально желаемые результаты с минимальными затратами времени.

5. Объединяйте задачи

По возможности выполняйте две или более задач одновременно. Если вы тратите слишком много времени на поездку в банк, посещение бизнес-консультантов и почтовое отделение, вы можете объединить все эти остановки в одной поездке.

6 Совершенствуйте свои навыки

Когда вы повышаете эффективность ваших навыков, вы экономите время. Например, время, потраченное на улучшение ваших навыков набора текста, сэкономит ваше время в долгосрочной перспективе.

7. Избегайте ненужных перерывов

Переход от одной задачи к другой и обратно не является эффективным использованием времени. Как только вы начали задание, и если оно является быстровыполнимым или несложным, тогда попробуйте завершить его, прежде чем начинать другое.

Организуйте все необходимые ресурсы для работы прежде, чем начать выполнять задание. Постарайтесь свести перерывы к минимуму. Если кто-то позвонит вам в неудобное время, спросите, можете ли вы перезвонить позже. В противном случае вы можете использовать громкую связь для разговора, чтобы продолжать свою работу.

8. Будьте решительными и не откладывайте на потом

Не стоит откладывать что-то на потом, если это можно сделать сейчас. Старайтесь принимать решения сразу же, как обработали всю необходимую информацию, и придерживайтесь своих решений, как только они приняты.

9. Не переусердствуйте в выполнении задач

Перфекционизм может помешать вам выполнить множество задач за ваше рабочее время. Закон Паркинсона гласит: «Работа растягивается таким образом, чтобы заполнить время, доступное для выполнения этой работы».

Если у вас есть весь день, чтобы убрать свой дом, вы потратите на это весь день. Но если у вас есть только два часа, вы обнаружите, что выполняете похожий объем работы за это же время. Ваши встречи работают по такому же принципу, поэтому помните об этом, когда составляете график ваших встреч.

10. Проводите эффективные встречи

Расписание, планирование и организация встреч требуется для вашей максимальной эффективности. Встречи должны проводиться только при необходимости и с конкретными целями. Они должны начинаться и заканчиваться вовремя, и вы всегда должны придерживаться повестки дня.

11. Будьте эффективным менеджером

Эффективные менеджеры концентрируют свои усилия на понимании ключевых методов управления, обязанностей и ответственности, планировании и организации своей деятельности, а также повышении личной производительности.

12. Научитесь делегировать

Не пытайтесь делать все в одиночку. Так у вас никогда не будет хватать времени на все. Когда вы не делегируете свои задачи, вы не только неэффективно расходуете свое время, но и ваши подчиненные не получают достаточного опыта и участия, которые им необходимы.

13. Эффективно используйте время ожиданий

Ожидание начала встреч, транспорта, ваших близких, ваших выступлений – одно из самых больших потерь нашего времени. Хотя вы не сможете полностью устранить ожидание, вы можете использовать его более эффективно.

Носите с собой ваш журнал или книгу, отмечайте заметки, пишите письма или занимайтесь планированием в вашем смартфоне или ноутбуке. Приведите в порядок свой стол, пока вы ждете встречу. Какое-то время на ожидание можно сократить, если выполнять действия в то время, когда меньше очередей или пробок.

14. Используйте устройства-помощники

Воспользуйтесь преимуществами современных технологий и процессов, которые описаны в статье по инструментам в тайм-менеджменте.

15. Делайте перерывы

Ваша эффективность падает, когда вы устаете. Когда вы планируете свой день, уделите внимание перерывам и своему отдыху.

Заключение

Чтобы быть эффективным, навыки управления временем должны быть включены в ваш распорядок дня. Сначала от вас потребуется решительность и самодисциплина, но в конечном счете это станет для вас привычкой. Результаты определенно стоят усилий. Вы достигнете большего и будете иметь больше времени для других занятий.